(Kartu Kendali)
Sistem ini merupakan pengganti Sistem Kaulbach di Indonesia dan mulai banyak diterapkan di instansi pemerintah.
Pada system kartu kendali terdapat beberapa sub sistem sebagai berikut:
- Pengurusan dan pengendalian surat
- Pola klasifikasi kearsipan dan kode
- Indeks dan tunjuk silang
- Penataan berkas (filing)
- Penemuan kembali arsip
- Pemeliharaan dan pengamanan arsip
- Penyusutan arsip
Keterangan:
1). PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegiatan mencatat surat masuk atau surat keluar dalam kartu kendali rangkap tiga (3). Kalau kegiatan dalam kantor tidak luas, maka cukup digunakan 2 (dua) kartu kendali saja. Biasanya berwarna putih, kuning dan merah muda. Perlu diingat bahwa yang dicatat dalam kartu kendali hanya surat masuk atau keluar yang penting saja, sedang surat-surat biasa atau rutin dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia dicatat tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.
Pada dasarnya sistem kartu kendali untuk melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau keluar terbagi dalam 5 kegiatan, yaitu:
1) Penerimaan surat surat masuk atau keluar
2) Mencatat surat masuk atau keluar
3) Mengarahkan atau mengendalikan
4) Penyampaian ke Unit Pengolah
5) Penyimpanan atau Penataan Arsip
1). Penerimaan surat masuk atau Keluar
Di setiap instansi telah dibuat peraturan bahwa semua surat masuk atau keluar dari instansi lain diterima dan dikirim melalui satu pintu saja, yaitu Unit Kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan kontrol dan pengawasan. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dan memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri, dapat dilakukan dengan syarat 2 kartu kendali tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga dengan cara ini Unit Kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Dengan sistem baru ini, penyimpanan dengan cara ini dapat dilakukan, sedang dengan sistem buku agenda atau kaulbach tidak mungkin dilaksanakan.
Tugas Penerimaan surat dalam setiap instansi:
a) Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap, tanggal pada sampul surat.
b) Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul, antara lain surat kilat, segera, pribadi, salah alamat, surat rahasia dan sebagainya.
c) Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat
d) Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. Dalam hal ini surat-surat tersebut telah siap dalam sampulnya.
Perlu menjadi perhatian bagi penerima surat, bahwa surat masuk atau keluar atau barang cetakan lainnya yang diterima oleh petugas surat harus segera diteruskan ke pencatat dan tidak diperkenankan tertumpuk di tempat penerimaan surat. Demikian pada pencatat, surat-surat penting tersebut segera disampaikan ke Unit Pengolah atau Unit Kerja dan tidak boleh tertumpuk sampai 2 X 24 jam.
1.1 Pencatat Surat Masuk Penting
Surat-surat yang diterima pencatat dibagi menjadi 2 kategori:
a) Surat-surat Penting
b) Surat-surat biasa (rutin)
Kegiatan menilai surat bukanlah kegiatan yang mudah, tetapi justru harus mempunyai pikiran yang cerdas, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya dan harus teliti.
Yang termasuk dalam surat penting:
a) Bila surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan/masalah bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
b) Surat tersebut mempunyai proses lanjut yang segera harus dilaksanakan
c) Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh Pimpinan atau Unit Pengolah tersebut akan menimbulkan masalah.
Ciri-ciri surat biasa :
a) Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
b) Surat tersenut tidak akan diproses selanjutnya.
c) Informasi yang terkandung dalam surat tersebut, terdapat pula dalam surat lainnya.
Setelah penilaian tersebut, maka surat penting diserahkan kepada pencatat untuk dicatat dalam kartu kendali rangkap 3, sedangkan surat biasa diserahkan juga kepada pencatat untuk dicatat dalam lembar pengantar surat biasa atau rutin.
Leave a comment