BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Arsip Inaktif adalah
arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang
jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai guna
yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya. Manajemen arsip inaktif
adalah pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan unsur orang, barang,
peralatan, dan uang (anggaran) sehingga tercapai tujuan yang efektif dan
efisien. Efektif dalam artian arsip akan cepat, tepat, dan benar ketika diperlukan,
sedangkan efisien lebih pada pertimbangan redahnya biaya yang akan dikeluarkan
(Anonim, 2002). Kondisi arsip inaktif pada umumnya memprihatinkan baik keadaan
ruang simpan maupun kondisi arsip yang terdapat di dalamnya yang terkadang
bercampur dengan bahan-bahan non arsip sehingga keadaan arsip menjadi kacau.
Arsip inaktif tidak
dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung
di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan
keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi. Manajemen arsip inaktif
merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian
dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya
yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan
efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara
tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal
retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan
arsip inaktif.
Tujuan dan Ruang Lingkup
Manajemen Arsip Inaktif
Tujuan
utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada
orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan
pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan
informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi
sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai
tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan
efisien; terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat
yang mahal ke tempat yang lebih murah; pengamanan seluruh arsip organisasi baik
secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan
arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Pengelolaan
arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan,
pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan
referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan
bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan
arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal
dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan
arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan
pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage),
pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan
tahapan penyusutan.
Ruang
lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut:
penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif, penentuan lay out ruang Pusat
Arsip (inaktif), pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip,
pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau), penataan dan penyimpanan
arsip inaktif, pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif dan pelayanan arsip
inaktif.
Konsep Dasar Pusat Arsip
(Records Center)
Pusat
arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara
khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan
manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip
sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.
Tipe
pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu Pusat Arsip Minimal, Pusat Arsip
dengan pengendalian inventaris standar, dan Pusat Arsip layanan referensi
penuh. Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan
kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga
tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan
fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi.
Jenis
Pusat arsip yang dikelola sendiri adalah apabila suatu instansi atau perusahaan
membuat pusat arsip baik memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di
lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah di luar kantor untuk
menyimpan arsip inaktifnya. Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial
adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di
suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan,
pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah
menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial. (Sumber: www.asmianastasia.blogspot.com)
BAB II
KONSEP DASAR MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
1.
Seleksi Fasilitas
Penyimpanan
Seleksi
fasilitas penyimpanan perlu memperhatikan alternatif yang menjadi pilihan umum,
informasi yang perlu dikumpulkan dalam merencanakan fasilitas, tingkat layanan
yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif.
Ada
tiga pilihan umum dalam menyeleksi fasilitas penyimpanan, yaitu: menggunakan
tempat di dalam kantor yang tidak cocok untuk kondisi kebutuhan kantor tetapi
memenuhi persyaratan untuk penyimpanan secara fisik dan lingkungan; membuat
fasilitas penyimpanan dalam ruang gudang di area yang sewa tanahnya lebih murah
dibanding dengan lokasi di kantor utama; menggunakan jasa komersial perusahaan
penyimpanan arsip.
Informasi
yang dikumpulkan berkaitan dengan perencanaan fasilitas penyimpanan arsip
adalah: Seberapa banyak volume arsip yang akan disimpan dan kalau mungkin
berapa tingkat pertumbuhan arsip? Apa saja tipe arsip yang akan disimpan?
Apakah kondisi lingkungan diperlukan berlainan untuk tipe arsip yang
berbeda-beda? Seberapa sering arsip dirujuk? Seberapa cepat arsip ditemukan
kembali baik dalam kondisi rutin atau darurat? Berapa tingkat keamanan arsip
yang dikehendaki?
Fasilitas
penyimpanan dapat menjadi sederhana atau serinci yang diperlukan dan biaya yang
dimungkinkan. Dalam hal ini ada perbedaan dalam layanan kepada pengguna arsip
yang disimpan yang mem-perlihatkan secara jelas antara gudang arsip dan
manajemen informasi. Dari dua gambaran mencolok ini layanan penyimpanan yang
paling sederhana diperlakukan sebagai objek tempat arsip dimana informasi
disimpan. Informasinya mungkin tidak menarik seperti untuk Pusat Arsip yang
terkelola dengan baik, karena itu pusat arsip ini tidak lebih atau lebih kecil
dari pada sebuah gudang.
Layanan
arsip yang lebih rinci (lengkap) yang menyediakan layanan referensi penuh
kurang menekankan pada objek tetapi lebih pada informasi yang disimpannya.
Informasi tentang pajak pertumbuhan nilai mungkin berada pada banyak objek, suatu
file, disket misalnya. Layanan referensi tidak akan memberikan objek tersebut
sebagaimana pada layanan secara sederhana, tetapi meringkas atau mengkompilasi
informasinya untuk pengguna.
Kriteria
yang mendasari keputusan pada level layanan mana yang diinginkan adalah apakah
level tertentu dapat mencerminkan kebutuhan dan kemampuan organisasi akan hal
berikut: kebutuhan informasi pengguna (user), manfaat berbagi informasi, biaya,
dan adanya pegawai yang handal dan berkualitas.
Suatu
organisasi dapat menggunakan jasa pusat arsip komersil jika ada hal yang
dipertimbangkan sebagai berikut: arsip inaktifnya terlalu sedikit sehingga
tidak mungkin untuk menyelenggarakan pusat arsip sendiri; penting sekali untuk
menyimpan arsip jarak jauh lebih 50 miles, tidak memiliki tempat dengan biaya
murah untuk menyimpan arsip, arsip inaktifnya melebihi kapasitas pusat arsip
milik sendiri, tidak ingin menyelenggarakan sendiri.
2.
Gedung dan Perlengkapan
Penyimpanan
Untuk
membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip
inaktif apakah di lingkungan kantor (on site storage) atau di luar lingkungan
kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang
sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai
efisiensi dan efektifitas pusat arsip.
Lokasi
Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi
lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari
sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi
teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya
efektifitas dan efisiensi pusat arsip.
Standar
lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut:
lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu
yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip;
lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau
di luar lingkungan kantor.
Pembangunan
gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan
sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif.
Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan adalah
rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai
standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya. Untuk itu harus
memperhatikan ketentuan – ketentuan berikut :
Lokasi :
- Lokasi
gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu
yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi
arsip.
- Lokasi
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di
luar lingkungan kantor.
- Gedung
Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan
ketentuan :
- Lokasi
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah dari pada di daerah
perkantoran.
- Hindari
daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi.
- Hindari
daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
- Hindari
daerah atau lokasi rawan kebakaran.
- Hindari
daerah atau lokasi rawan banjir.
- Hindari
daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk
atau pabrik.
- Lokasi
mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai
dan mudah diakses.
Struktur dan Bahan Baku :
- Konstruksi
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari gangguan
cuaca dan tidak mudah terbakar.
- Menggunakan
bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak
lainnya.
- Bangunan
dapat bertingkat atau tidak bertingkat
- Apabila
bangunan bertingkat, masing-masing laintai ruang simpan arsip memiliki
ketinggian 260-280 cm.
- Apabila
bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak
yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat.
- Konstruksi
bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki
kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Ting-tiang penyangga
rumah panggung didesain anti rayap.
- Lantai
bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat
menahan berat arsip dan rak. (Sumber: Keputusan kepala ANRI Nomor 03 Tahun
2000)
3.
Tata Letak (Layout)
Pusat Arsip
Ruang
penyimpanan arsip inaktif secara umum harus mem-perhatikan beban muatan, tata
letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan.
Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak
dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai
kekuatan menahan berat beban keseluruhan.
Tata
letak rak yang paling umum diatur adalah tata letak rak terbuka dengan lebar 42
inci dari kedalaman rak 30 sampai 32 inci. Rak juga ada dalam ukuran besar 69
inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak biasanya terbuat dari
kerangka baja atau terbuat dari kayu. Penempatan unit rak belakang dengan rak
belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangi
bertambahnya usaha penanganan boks.
Jarak
rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan
kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasi peralatan gedung dan peralatan
kebakaran lokal. Tinggi rak 8 kaki atau kurang, dapat diakses lebih mudah
menggunakan tangga podium kecil dengan jarak gang yang sesuai antara 30 – 34
inci. Apabila kurang dari 30 inci sulit bagi petugas untuk menangani
keluar-masuk boks. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga
podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci. Jarak
antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari
48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan
perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.
Ruang
penyimpanan arsip kertas cukup dibuat ventilasi yang memadai guna mengatur
sirkulasi dan kelembaban serta suhu. Sedangkan ruang penyimpanan arsip media
(audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu
menggunakan AC. Sedangkan agar arsip yang disimpan jangan rusak, maka faktor
suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip yang mempergunakan AC harus memenuhi
standar/ketentuan minimum.
Pengaturan
penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu
harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip. Keamanan arsip
(fisik/informasi) harus dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi
atau pencurian arsip.
Berikut
ada beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam pengaturan tata ruang
arsip inaktif :
- Tata
ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua)
yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
- Ruangan
kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang
baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif,
memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan
ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.
- Tata
ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan
instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan sebagaimana
tersebut diatas.
- Ruang
penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai
dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.
- Apabila
fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di
gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesai khusus yang
tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.
- Arsip-arsip
media baru seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media simpan
arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tersebut diatas.
- Kecuali
ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif dimungkinkan adanya
ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria, toilet, mushola, untuk
memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas semacam ini sangat
tergantung dari kemampuan instansi. (Sumber: Keputusan kepala ANRI Nomor
03 Tahun 2000)
Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip Inaktif
Pusat
arsip disamping memiliki ruang untuk penyimpanan arsip juga harus memiliki
ruang non penyimpanan arsip inaktif yang meliputi ruang administrasi, ruang
penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan, ruang pemusnahan.
Ruang
administrasi mencakup ruang referensi dan ruang kantor umum. Ruang referensi
umumnya memiliki ruang yang terbatas, sehingga penggunaannya harus semaksimal
mungkin. Sedangkan ruang kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan kantor
yang mendukung kelancaran tugas supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu
disediakan komputer untuk staf agar dapat dilakukan komputerisasi dalam
pengelolaan indeks atau daftar indeks yang ada.
Ruang
penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi bongkar muat untuk memudahkan
proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun di rak-rak sesudah diterima
pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk yang lebar untuk alat angkut
forklif.
Ruang
pengolahan untuk mengolah arsip jika belum ditata dengan tertib baik fisik
arsip maupun informasinya, peralatan yang ada harus mendukung proses
pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan kembali termasuk
memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk lainnya.
Ruang
pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip yang telah diteliti nasib akhirnya
berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini harus terpisah dengan ruangan
penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko kesalahan. Semua arsip yang
sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada di ruangan ini bukan di ruang
penyiapan/pengolahan.
5.
Pemindahan Arsip Inaktif
Perangkat
lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam
pemindahan arsip, adanya jadwal retensi arsip yang dibuat oleh instansi
berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan, formulir, berita
acara pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama diperlukan
adalah bok arsip.
Ketentuan
umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara
umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi
untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan
arsip inaktif.
Jadwal
retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara
pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan
arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis
arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa
lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.
Formulir
pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada
beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah
untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan
tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.
Sarana
pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar
instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.
Berita
acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti per-tanggungjawaban secara
sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip
inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip.
6.
Prosedur Pemindahan Arsip
Inaktif
Tahapan
kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif,
pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan
dipindahkan sampai pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat
Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.
Seleksi
dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di
sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan
untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah
menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan
jadwal retensi arsip instansi.
Daftar
arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan
memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan
sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu
pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records
transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping
menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara
pemindahan.
Serah
terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip
Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip
masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut
dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir
7.
Survei dan Penyiapan
Proposal Pembenahan Arsip
Pelaksanaan
survei memberikan arahan kepada mahasiswa untuk mengumpulkan data arsip suatu
instansi yang akan dilakukan pembenahan arsip inaktif. Secara materi yang
menjadi objek survei adalah struktur, tugas dan fungsi organisasi, sistem
kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di unit-unit kerja instansi
dengan menggunakan formulir survei. Akhir kegiatan survei arsip adalah
penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat
dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan
arsip inaktif. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan perlengkapan,
biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut
diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas
pembenahan arsip inaktif.
Berdasarkan
kaedah kearsipan dalam memprioritaskan objek kegiatan pembenahan harus
mendahulukan pada kondisi arsip yang membutuhkan penanganan segera, misalnya
karena arsip tertua atau kurun waktunya paling lama, arsip penting dan sudah
kurang terawat, rusak dan sebagainya.
Prosedur Pembenahan Arsip Inaktif
Prosedur
pembenahan arsip memberikan gambaran dalam mempraktekkan pengaturan arsip kacau
baik secara fisik maupun informasinya. Pengaturan ini dilakukan untuk
mengembalikan susunan arsip sebagaimana dilakukan pada saat digunakan dalam
aktifitas administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Dalam hal ini mengambil contoh kasus pada Lembaga Pendidikan dan Pelatihan
Tenaga Kerja. Pembenahan arsip dilakukan melalui dari kegiatan identifikasi,
rekonstruksi sampai dengan kegiatan penyusunan daftar pertelaan arsip.
Dengan
adanya Daftar Pertelaan Arsip maka penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan
sekaligus menjadi sarana penemuan kembali dalam rangka layanan arsip inaktif.
Melalui Daftar Pertelaan Arsip ini juga bisa dilakukan penilaian arsip untuk
menentukan langkah-langkah penyusutan lebih lanjut.
8.
Teknik Penataan dan
Penyimpanan Arsip Inaktif
Aplikasi
sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan memerlukan teknik
penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini merupakan tata cara penataan dan
penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari
penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan
nomor penempatan, penataan boks arsip pada rak arsip, serta komputerisasi.
Petunjuk penataan arsip
inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sebagai berikut:
1.Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di
unit pencipta.
2.Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.
3.Seluruh arsip dalam boks harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan)
yang sama
4.Penataan fisik arsip dalam suatu boks arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu
inci dalam setiap boks.
5.Arsip tidak boleh
diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam boks.
6.Berat setiap boks arsip tidak boleh melebihi 35 pound.
Penentuan
nomor penempatan adalah kegiatan memberikan nomor lokasi atau penempatan setiap
nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan arsip inaktif
atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Setelah dilakukan
penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip
dalam boks arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip
pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip.
Sistem
penomoran penempatan (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan
untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan
atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Berbagai model atau cara dapat
digunakan untuk menentukan letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok
arsip untuk ditata dan disimpan dalam rak arsip. Sistem nomor penempatan arsip
inaktif meliputi sistem nomor penempatan lajur rak (row space), sistem nomor
penempatan lajur-unit rak (row-unit-space), sistem nomor penempatan
lajur-unit-shelf (row-unit-shelf space) dan sistem nomor lajur unit shelf
(row-unit-shelf).
Komputerisasi
penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengelola data arsip inaktif dengan
menggunakan media komputer. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada metadata
arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata maupun dokumen elektronik
yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media
elektronik.
9.
Ketentuan dan Cara
Pemusnahan Arsip
Pada
dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan
utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara
total sehingga tidak dapat dikenali lagi.
Ketentuan
pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam
rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam
peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan
pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan
di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan
pemusnahan arsip.
Pada
prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip
sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi
lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang
dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan
Manajer Arsip dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam
memusnahkan arsip.
Pemusnahan
arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif
yang paling sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam
suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di
antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan
(incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical
destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping).
Prosedur Pemusnahan Arsip
Prosedur
pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip,
pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan
pemusnahan arsip. Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada
jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu
arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan
kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan
Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain
nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia
diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10
(sepuluh) tahun.
Panitia ini dibentuk
oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya di
lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:
1.Persetujuan dengan
memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip
keuangan;
2.Persetujuan dengan
memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang
akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;
3.Persetujuan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Beberapa
organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip
yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan,
tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita
Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif
untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.
1 Pemeliharaan Arsip
Inaktif
Ada
berbagai cara dalam pemeliharaan lingkungan arsip inaktif, diantaranya
dilakukan melalui upaya penentuan lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip
yang memenuhi standar fasilitas penyimpanan dan kaidah kearsipan yang ada.
Lokasi penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar
lingkungan kantor sesuai kondisi dan kebutuhan instansi. Hal lain yang perlu
diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip adalah cara
penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi pengaturan tata ruang, suhu
kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan serta penggunaan alat pengamanan
lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut arsip dapat terjaga, tercegah
dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh
lingkungan.
Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi
Diperlukan
pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan
langkah-langkah perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan
terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan
terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan
informasi arsip inaktif.
Ada
dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan
faktor ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal
dari bahan-bahan arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan
sebagainya. Sedangkan faktor ekstern arsip adalah penyebab kerusakan yang
berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis, faktor kimiawi dan
faktor manusiawi.
Pemeliharaan
dan perawatan fisik arsip merupakan usaha mencegah dan mengatasi kerusakan
arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan
berbagai cara diantaranya melalui sistem penataan yang baik, fumigasi secara
periodik, penggunaan kamper, dan perawatan arsip. Perawatan arsip dapat
dilakukan dengan deasidifikasi, laminasi, enkapsulisasi dan sebagainya.
Pengamanan
informasi dilakukan untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang
disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan
tiga hal, yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk
bertanggung jawab terhadap arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem
pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi informasi, dan memberikan sangsi
hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan informasi.
Konsep dasar Layanan Arsip Inaktif
Layanan
adalah kegiatan membantu menyiapkan (mengurus) apa-apa yang diperlukan
seseorang. Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan
untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua pihak
yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak yang
membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja/ instansi
dan pihak yang memberikan/menyediakan arsip inaktif adalah pengelola Pusat Arsip.
Tujuan
layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang diperlukan oleh
pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi) dengan mudah, cepat, dan
tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen
instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang
lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai
layanan peminjaman arsip inaktif oleh pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja
peminjam, yang dimulai dari permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada
pengguna arsip sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.
Kegiatan
layanan arsip inaktif perlu mensosialisasikan ketentuan-ketentuan apa saja yang
berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif melalui pemberitahuan pada papan
pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani pimpinan instansi. Beberapa
jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain:
layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan, layanan pengiriman/penyampaian
dan layanan konsultasi.
Prosedur Layanan Arsip Inaktif
Prosedur
layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan teknis
dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan layanan arsip
inaktif yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan,
pencarian, pencatatan peminjaman, monitoring dan pengembalian arsip inaktif ke
tempat penyimpanan semula.
Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja
yang menyimpan arsip inaktif di Pusat Arsip. Kebutuhan unit kerja ini akan
dipenuhi oleh Pusat Arsip setelah ada permintaan secara kedinasan baik secara
langsung, melalui telepon, maupun melalui e-mail.
Pencarian
arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik melalui permintaan
langsung, telepon maupun e-mail. Kegiatan ini dilakukan melalui penelusuran
arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui sistem manual maupun
sistem komputerisasi.
Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang dipinjam.
Kegiatan ini merupakan kegiatan administratif dalam aktivitas layanan arsip
inaktif. Dengan pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak
di tempat penyimpanan. Pencatatan dilakukan untuk melengkapi formulir
permintaan yang diajukan oleh unit kerja.
Kegiatan
monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah selesai
sesuai waktu yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang meminjam
arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di tempat
penyimpanan semula. (Sumber: www.asmianastasia.blogspot.com)
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian di
atas, arsip inaktif merupakan aktualitas dari semua ide dan gagasan manusia
yang terekam melalui berbagai media arsip yang mempunyai nilai dan arti penting
bagi kehidupan pemerintah maupun swasta, arsip merupakan bahan bukti resmi
mengenai penyelenggaraan administrasi dan bahan pertanggungjawaban jalannya
suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta. Walaupun sudah jarang diakses
namun penataan arsip inaktif harus dilakukan dengna baik dan benar, yaitu
mengatur dan menyusun arsip inaktif dalam satu tatanan yang sistematis dan
logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Dengan melakukan hal tersebut akan menjadikan arsip tersebut menjadi lebih
terawat dan mudah ditemukan apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, penerapan
sistem penataan Arsip yang baik dan teratur harus diaplikasikan, hal tersebut akan
mencerminkan keberhasilan suatu pengelola kearsipan, karena dalam hal ini arsip
inaktif akan memiliki pengaruh terhadap perkembangan di masa mendatang.
Keberhasilan bidang kearsipan dapat dilihat dari sistem kerasipan yang teratur
dan pengelola arsip secara menyeluruh serta dapat memberikan pelayanan
informasi dengan cepat, tepat dan akurat kepada pengguna arsip inaktif.
Leave a comment