Penyusutan Arsip

       
PENDAHULUAN

Seiring dengan dinamika kehidupan kebangsaan, ruang lingkup kegiatan administrasi suatu organisasi terus meningkat. Akibatnya volume arsip yang menjadi sumber informasi organisasi berkembang dengan cepat sehingga menimbulkan berbagai masalah di antaranya masalah sarana kearsipan, fasilitas ruangan penyimpanan, dan lain sebagainya.

Dalam hal ini, perlunya melakukan suatu kegiatan dalam rangka mengurangi volume arsip yang tercipta. Kegiatan pengurangan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Kegiatan ini harus dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan, permanen, musnah atau dinilai kembali.

Selain untuk mengurangi volume arsip, tujuan dilaksanakannya penyusutan arsip juga untuk menghemat waktu dalam upaya penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta  memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah. Untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada kesulitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau)  perlu adanya penataan terlebih dahulu. Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip.

     PERAN PENYUSUTAN ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN

    Definisi Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti ( 2001 : 202 ) bahwa tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1.      1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan

lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

     Prosedur Penyusutan Arsip

Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip yaitu nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta ketentuan-ketentuan lain yang berlaku. Dalam Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983 bagian pendahuluan khusus disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip ke dalam kategori:

a. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan.

b. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.

1.      Proses dalam melakukan penyusutan arsip

Berikut beberapa proses yang harus dilakukan dalam penyusutan arsip :

a  Identifikasi

Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikan bentuk arsip.

Kondisi fisik dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh atau rusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan.

b  Pembuatan Daftar Penyusutan Arsip

c  Pembuatan Berita Acara

      Dokumen pengantar penyusutan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut :

Ø  Hari/tanggal/bulan/tahun

Ø  Nama yang menyerahkan

Ø  Jabatan yang menyerahkan

Ø  Nama jabatan yang menerima

Ø  Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan

Ø  Tanda tangan kedua belah pihak.

d  Pelaksanaan Penyusutan

Dalam pelaksanaan penyusutan arsip ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan :

Ø  Adanya wewenang/otoritas: ada berita acara yang menyertainya dan pernyataan wewenang dari pimpinan organisasi/instansi.

Ø  Timely : tepat waktu sesuai dengan JRAnya.

Ø  Aman/rahasia : dilakukan secara aman.

Ø  Terdokumentasi : harus dicatat bahwa telah dilakukan penyusutan arsip di lingkungan organisasi yang bersangkutan.

Ø  Kesesuaian/ramah lingkungan : memilihi dengan tepat cara pemusnahan dan sesuai dengan lingkungan sekitar. Misal pembakaran arsip tidak dianjurkan.

      Cara melakukan penyusutan arsip :

a.       Memindahkan arsip

Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah. Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas atau besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya.

Pengertian pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing cabinet satu ke filing cabinet kedua. Filing cabinet satu berisi arsip aktif dan filing cabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagai penyusutan arsip.

Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip inaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu.

b.      Memusnahkan arsip

Ada beberapa cara daam memusnahkan arsip yang sudah tidak memliki nilai guna seprti dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah., dan lain sebagainya.

Prosedur pemusnahan arsip adalah sbb:

Ø  Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Ø  Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih atau masa retensinya habis, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BKN.

Ø  Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.

Ø  Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.

c.       Menyerahkan arsip

Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI/Lembaga Kearsipan Daerah terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI/LKD untuk diserahkan, dibuat berita Acara penyerahan Arsip. Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI/LKD dan pejabat yang  berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan Arsip beserta arsip yang diserahkan.

Dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya adalah sbb:

Ø  Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.

Ø  Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah/Lembaga Kearsipan Daerah.

    Peran Penyusutan Arsip dalam Manajemen Kearsipan

Penyusutan arsip merupakan rangkain dari tahap manajemen kearsipan. Perannya dalam manajemen kearsipan sangat penting, mengingat volume arsip yang tercipta pada suatu organisasi terus meningkat dan semakin bertambah. Untuk itu, arsip tersebut harus dikendalikan dengan kegiatan penyusutan arsip agar mempermudah kegiatan dalam manajemen kearsipan. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retenasi Arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa,  dan negara. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA tersebut.

Dalam suatu manajemen kearsipan penyusutan arsip menganut beberapa azas seperti azas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui azas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilakukan di pusat/depo arsip. Dalam hal ini masalah pendelegasian wewenang, penentuan jenis arsip yang harus dipindahkan ke depo arsip dan peran aktif lembaga kearsipan  dalam mengkoordinasikan, membina, mengawasi secara operasional penyusutan arsip sangat diperlukan agar dicegah terjadinya penyusutan arsip yang semena-mena sebagai jalan keluar dalam menanggulangi keterbatasan baik tempat, sarana, maupun tenaga.

Pelaksanaan penyusutan arsip secara keseluruhan terkait pada kebijakan yang senantiasa harus terkoordinasi dan terpadu dengan kebijakan organisasi, lembaga – lembaga kearsipan dan pemerintah pusat. Oleh karena itu, koordinasi, konsultasi, dan permohonan persetujuan penyusutan arsip merupakan suatu tahapan proses yang tidak dapat dipisahkan dari proses penyusutan arsip dan menejemen kearsipan secara keseluruhan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peran arsip bagi manajemen kearsipan sangat penting. Berikut peran penyusutan arsip dalam manajemen kearsipan :

1.      Sebagai alat kontrol tata kearsipan dalam pelaksaan sistem manajemen arsip yang efektif dan efisien sehingga optimalisasi fungsi informasi arsip tersebut tidak terlalu mengganggu pengelolaannya.

2.      Membantu mengurangi jumlah arsip yang tidak memiliki nilai guna pada unit penyimpanan arsip sehingga memudahkan organisasi dalam melakukan manajemen kearsipan seperti penemuan kembali arsip dan pelayanan informasi kearsipan.

3.      Memberi kontribusi penting bagi organisasi atau lembaga kearsipan serta membantu dalam mengurangi kekacauan dalam manajemen arsip seperti melakukan pemindahan arsip inaktif dari unit penyimpanan dalam organisasi ke pusat arsip (record center), penyerahan arsip yang bernilai statis ke lembaga kearsipan pusat, dan lain sebagainya.

4.      Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip - arsip yang masih bernilai guna, terutama arsip yang mengandung nilai kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional.

5.      Memperlancar proses manajemen kearsipan dalam melakukan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga-lembaga kearsipan dalam melakukan pengurangan volume arsip yang ada pada unit pengolah.

      PENUTUP

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting bagi organisasi. Oleh karena itu perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip  yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan. Untuk arsip yang bernilai kesejarahan dan menyangkut kepentingan bangsa dan negara perlu untuk disimpan secara permanen. Sedang untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan penyusutan arsip yaitu pemusnahan. Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya dan dituangkan dalam jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan penyusutan secara tepat waktu dan mempertimbangkan fungsi dan kegiatan organisasi. Pemilihan cara penyusutan arsip juga harus direncanakan dengan memperhatikan isi informasi yang ada pada arsip tersebut. Pengurangan jumlah arsip ini dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Namun ada beberapa hal yang menjadi permasalahan dalam melakukan pelaksanaan penyusutan arsip. Selain belum berjalannya sistem kearsipan yang baik juga disebabkan oleh terbatasnya Sumber Daya Manusia yang memadai. Hal yang juga sangat mempengaruhi pelaksanaan penyusutan arsip adalah rendahnya kesadaran akan kearsipan. Untuk itu permasalahan-permasalahan tersebut harus mampu diatasi sehingga manajemen kearsipan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Sedangkan pelaksanaan penyusutan arsip ini, khususnya pemusnahan arsip, apabila tidak mengetahui prosedur maupun ketentuan yang berlaku, sebaiknya ditunda telebih dahulu. Apabila mendesak untuk dilakukan penyusutan, sebaiknya dikoordinasikan dengan instansi yang berkait dengan masalah kearsipan.

Sumber :

Barthos, Basir. 2009. Manejemn Kearsipan untuk  Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Soedarmayanti.2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah.

Surat Edaran Kepala ANRI Nomor  SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip.

Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip.

Artikel: Penyusutan Arsip oleh Burhanuddin DR

Bapusipda.jabar.go.id

These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.

• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

Tags: Administrasi dan Kearsipan