1. Membersihkan ruangan.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya.
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan Racun Serangga.
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Di samping itu kapur baruspun dapat dipergunakan mencegah serangga. Maka tarulah kapur barus di rak-rak penyimpanan arsip.
4. Mengawasi serangga anai-anai.
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Letakkanlah Sodium ini di celah-celah lantai. Rak, almari yang dibuat dari kayu, dan hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu.
5. Larangan makan dan merokok.
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik roko putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus di tempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan di tempatkan di tempat yang strategis. Untuk hal ini dapat dipergunakan gas C02.
6. Rak penyimpanan arsip.
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak.
7. Meletakkan arsip.
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dan bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.
Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.
8. Membersihkan arsip.
Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserabkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
9. Mengeringkan arsip yang basah.
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan mi, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu dengan lebar-lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.
Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti hal tersebut di atas.
10. Arsip-arsip yang tidak terpakai.
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan dimana-mana. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek.
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.
Bagi arsip-arsip penting yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional R.I. untuk diperbaiki.
Sumber :
Barthos, Basir. 1989. Manajemen kearsipan. PT Bumi Aksara: Jakarta
Barthos, Basir. 1989. Manajemen kearsipan. PT Bumi Aksara: Jakarta
Leave a comment