(Arsip sebagai memori kolektif instansi dan
arsip sebagai memori kolektif bangsa)
Arsip sebagai sumber informasi memiliki banyak fungsi dalam penggunaannya di instansi/organisasi. Dalam hal ini, selain memiliki kegunaan dinamis (fungsi administrasi) arsip juga sebagai memori kolektif instansi (fungsi statis),
karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan
organisasi dari masa ke masa. Arsip tersebut berperanan penting dalam kegiatan
yang berkaitan dengan peristiwa penting/bersejarah dan kesinambungan sebuah instansi, selain menjadi fungsi di atas arsip juga memiliki kegunaan dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya.
Meskipun arsip berperanan penting, ironisnya masih banyak instansi yang belum
melakukan penataan dan pengelolaan arsip dengan bai. Masih banyak instansi yang belum sadar arsip terutama arsip statis. Banyak juga dijumpai
arsip-arsip yang hanya menumpuk di dalam ruangan, tidak tertata secara baik dan benar sehingga cepat rusak, dan
sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena itu pentingnya kita menyadari bahwa keberadaan arsip itu begitu penting.
Seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan, volume arsip pun juga ikut semakin bertambah Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tata kerja dan
peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan
masalah tersendiri yaitu akan membutuhkan SDM, ruangan, lemari/rak sebagai
bagian dari tata kearsipan yang baik.
Dalah hal ini, peran lembaga-lembaga kearsipan sangat penting dalam melakukan pembinaan maupun sosiolisasi tentang arti penting arsip agar kesadaran masyarakat dalam bidang kearsipan dapat tumbuh dan berkembang dengan baik, misalnya ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau lembaga kearsipan daerah. ANRI/lembaga kearsipan daerah mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan, selain itu ANRI juga berperan sebagai pembina kearsipan nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009.
Dilihat dari perspektif kenegaraan, arsip sebagai memori kolektif memberi gambaran tentang perjalanan
sejarah bangsa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut juga sebagai identitas dan
harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk
menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban sekaligus sebagai
warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan
sebuah bangsa serta harkat sebagai bangsa yang berbudaya.
Berikut beberapa kegunaan arsip :
1.
Kegunaan arsip bagi instansi :
-
Endapan informasi melaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif
instansi.
-
Pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan.
-
Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
-
Bukti eksistensi instansi.
2.
Kegunaan arsip bagi kehidupan kebangsaan :
-
Bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
-
Rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
-
Bukti sejarah.
Dalam mengelola arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sbb :
1.
Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang
bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2.
Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang
sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada
unit kearsipan.
3.
Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti
dengan penataan dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip
tidak mencukupi.
4.
Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern
karena para pegawai kearsipan yang tidak terampil dan kurang adanya bimbingan
yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5.
Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6.
Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Dengan demikian dapat dikatakan lebih
lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem
filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya saja, tetapi juga terdapat pada transfer,
retention, disposal, dan lain-lainnya.
Keberadaan
arsip mempunyai peran yang sangat penting baik dalam kehidupan individu,
organisasi, berbangsa, dan bernegara. Oleh karena itu arsip harus ditata dan
dikelola dengan baik dan benar agar arsip tersebut dapat ditemukan secara cepat
dan tepat sewaktu-waktu diperlukan.
Sumber :
Leave a comment