Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.
Ada beberapa fungsi dari arsip yaitu :
1. Sebagai sumber informasi
2. Sebagai alat bukti
3. Sebagai alat kendali/pengawasan
4. Sebagai bahan penelitian
5. Sebagai alat penelusuran sejarah/memori kolektif
6. Sebagai bahan pertanggungjawaban
1. Sebagai sumber informasi
2. Sebagai alat bukti
3. Sebagai alat kendali/pengawasan
4. Sebagai bahan penelitian
5. Sebagai alat penelusuran sejarah/memori kolektif
6. Sebagai bahan pertanggungjawaban
Surat merupakan naskah dinas yang digunakan sebagai alat komunikasi
kedinasan dalam bentuk tulis. Oleh karena itu sebagai salah satu arsip,
maka diperlukan pengurusan yang bertujuan yaitu:
1. Agar surat/arsip terpelihara dengan baik
2. Agar mudah mendapatkan kembali
3. Menghemat tempat penyimpanan
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga pertanggungjawaban nasional
Ada beberapa tahap dalam pengurusan dan pengendalian surat yaitu :
a. Penciptaan Surat
b. Pengurusan surat masuk/keluar
c. Penyimpanan
d. Penemuan Kembali
Ada dua macam sistem yang digunakan dalam pengurusan surat yaitu sistem agenda dan sistem kartu kendali. Sistem agenda juga terdiri dari dua macam yaitu agenda tunggal dan agenda berpasangan. Sedangkan untuk sistem kartu kendali menggunakan ciri index dan klasifikasi.
1. Agar surat/arsip terpelihara dengan baik
2. Agar mudah mendapatkan kembali
3. Menghemat tempat penyimpanan
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga pertanggungjawaban nasional
Ada beberapa tahap dalam pengurusan dan pengendalian surat yaitu :
a. Penciptaan Surat
b. Pengurusan surat masuk/keluar
c. Penyimpanan
d. Penemuan Kembali
Ada dua macam sistem yang digunakan dalam pengurusan surat yaitu sistem agenda dan sistem kartu kendali. Sistem agenda juga terdiri dari dua macam yaitu agenda tunggal dan agenda berpasangan. Sedangkan untuk sistem kartu kendali menggunakan ciri index dan klasifikasi.
Ada beberapa hal yang harus ada dalam buku agenda yang nantinya akan digunakan sebagaio petunjuk dalam penyimpanan dan penemuan kembali yaitu :
Buku Agenda Masuk /Keluar
Nomor urut
Perihal
Isi ringkas
Tanggal surat
Nomor Surat
Asal surat/dari /Dikirim kepada
Keterangan
Seperti halnya buku agenda, sistem kartu kendali (ciri index) juga harus
mempunyai beberapa hal yang nantinya digunakan sebagai kata tangkap
dalam penyimpanan dan penemuan kembali yaitu :
Ciri khusus permasalahan
Tanda pengenal suatu naskah dinas
Kata tangkap
Petunjuk penemuan kembali
Ciri khusus permasalahan
Tanda pengenal suatu naskah dinas
Kata tangkap
Petunjuk penemuan kembali
Sedangkan syarat index yang baik harus memenuhi unsur-unsur berikut :
Singkat, maximal 3 kata
Kata benda/kebendaan
Benar-benar berasal dari arsip ybs
Kata pertama index harus mencerminkan pokok pengertian
Harus dapat diklasifikasikan
Singkat, maximal 3 kata
Kata benda/kebendaan
Benar-benar berasal dari arsip ybs
Kata pertama index harus mencerminkan pokok pengertian
Harus dapat diklasifikasikan
Konsep arsip adalah terkait dengan penyimpanan yang nantinya ketika
dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Oleh karena itu diperlukan
proses penyimpanan yang bailk. Berikut prosedur penyimpanan surat :
• Cek tanda pelepas
• Buatkan kode
• Catata dalam daftar arsip simpan
• Masukkan dalam folder
• Masukkan dalam filing, box atau tempat penyimpan yang lain
• Cek tanda pelepas
• Buatkan kode
• Catata dalam daftar arsip simpan
• Masukkan dalam folder
• Masukkan dalam filing, box atau tempat penyimpan yang lain
Berikut proses temu balik dari surat:
• Ada perintah pencarian
• Bila diket masalahnya, kodenya, tanggal suratnya, asal suratnya, dengan sistem kendali = lewat KK
• Dengan sistem agenda lewat daftar arsipnya
• Ada perintah pencarian
• Bila diket masalahnya, kodenya, tanggal suratnya, asal suratnya, dengan sistem kendali = lewat KK
• Dengan sistem agenda lewat daftar arsipnya
Untuk temu balik menggunakan kartu kendali ada beberapa yang harus
diperhatikan. Berikut beberapa petunjuk yang perlu diketahui :
Bila diketahui masalahnya, dicari melalui kartu kendali warna putih
Bila diketahui tanggal suratnya, dicari melalui kartu kendali biru
Bila diketahui Unit Pengolahnya dicari melalui lembar disposisi dan kartu kendali warna merah
Bila diketahui asal suratnya dicari melalui kartu kendali warna kuning
Bila diketahui masalahnya, dicari melalui kartu kendali warna putih
Bila diketahui tanggal suratnya, dicari melalui kartu kendali biru
Bila diketahui Unit Pengolahnya dicari melalui lembar disposisi dan kartu kendali warna merah
Bila diketahui asal suratnya dicari melalui kartu kendali warna kuning
Itulah sekelumit tentang proses pengurusan dan pengendalian surat.
Sumber :
Dra. Puji Astuti (Dosen Mata Kuliah Pengurusan dan Pengendalian Surat D3 Kearsipan SV, UGM)
Sumber :
Dra. Puji Astuti (Dosen Mata Kuliah Pengurusan dan Pengendalian Surat D3 Kearsipan SV, UGM)
Leave a comment